精典、有创意的活动执行方案

发布日期:2020-10-16 12:35   来源:未知   阅读:

  精典、有创意的活动执行方案_解决方案_计划/解决方案_实用文档。事件策划与执行培训 内部培训资料 说在前面的话 前期准备 目的和程序 预 算 构 思 团队组成 项目推进表 工作说明书 选择要求 场地情况 停车场 接待用车 特殊嘉宾 团队组成和时间表 活

  事件策划与执行培训 内部培训资料 说在前面的话 前期准备 目的和程序 预 算 构 思 团队组成 项目推进表 工作说明书 选择要求 场地情况 停车场 接待用车 特殊嘉宾 团队组成和时间表 活动场地 车辆安排 来宾接待(记者) 现场布臵 核 心 内 容 后勤工作 媒体接待基础文件 说在前面的线个目的 ? 满足客户要求 ① ? 3个前提: 产品同质化 ? 传播策划 媒体资源有限化 ? 议题策划 传播手段重复化 ? 主题策划 ② 2个关键点 公关策 划 321 法则 ? 符合定位 ? 支持品牌/产品定 位 结果导向 ? 方案的可行性 ? 符合客户要求 ? ? ? 前期准备-目的 判断一: 采取何种方式 判断二: 在活动中体现什么内容 确定你的目标--意味着了解如何选择最近和最稳妥的道路 判断三: 抛弃一切非目标必须的 华丽想法 判断四: 不做无法改变事实的努力 前期准备-确立目标的程序 定位准 确 与客户共同陈述项目的目的 与客户反复讨论达成一致 尽快让项目组成员参与讨论 定义清 楚 如何衡量项目效果? 怎样使项目效果可量化评估? 公布项目的评估标准 确定资 源 列出所需资源 检查已有资源 寻求可调用资源 前期准备-预算 先确定预算, 再确定计划是 确定必须成本 ? 来宾交通及接待 ? 场地施工和装饰 ? 工作人员费用 纳入非必须成本 ? 表演和娱乐 ? 主持人等 稳妥的方法 其他 前期准备-构思 ? 摒弃头脑中所有杂念,全心全意地想象活动的 全过程,这个想象应至少重复三次,并将你想 象的全过程详细地说给你的团队,以便获得补 充: –每个环节可能出现问题的地方 –每个环节所需用到的物料 –每个环节是否可以再优化 –每个环节是否给人惊喜 ? 在构思完成后,再次检查你的目的是否达到? ? 在构思完成后,再次检查你的预算是否足够? 团队构成和时间表-团队 确定你的工作团队 确定你的供应商 ? 供应商列表和对应联系人: ? 项目负责人 ? 参与部门 ? 项目所必须的人员配备 ? 场地 ? 搭建 ? 租车/礼仪 ? 摄影摄像 ? 其他 团队构成和时间表-项目推进表 ? 项目推进表(为可控因素预留必要时间:比正常 时间多1/3 ) – 项目执行:为每个成员制定每日工作协调内容 – 物料清单:列举已有物料及需要准备的物料 – 人员分工:列出每个子项目负责人 ? 必须首先确定不可控因素:障碍来自哪里? – 场地:如果不及时确定可能租不到合适的场地 – 重要来宾:他们的时间、行程是不确定的 – 其他不可控因素 ? 预定的检查时间通报: – 向所有成员报告每日工作的完成情况,分享你的完成快乐,也分享 别人的完成快乐 – 使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么? – 应付意外情况、赢得补救机会 项目推进表的分解---正确制定并运用子目标 所有子目标的完成将自然导致总目标的完成 与所有成员逐个讨论总目标 明确每个成员的工作及在总体任务中的位臵 为每个成员限定目标要求及资源 使每个成员了解子目标,但同时知道总目标 每个个体都应该拥有完成子目标所相应的权利 运用子目标来限定责任和要求 可能出错的就一定会出错! 团队构成和时间表-工作说明书 ? ? ? ? ? 活动基本要素(时间、地点、参与人、主题、流程等) 活动物料汇总 部门工作(接待)流程和要求 活动现场具体分工(人员位臵和要求) 文案准备 – 新闻稿 – 主持人台本 – 领导讲话稿 – 重要领导的现场文件夹内容资料 ? 通讯录 工作说明书的主要目的---确定活动基本要素/相互关系及检查点 ? 明确活动基本要素利于活动掌控 –参与人员的工作指导,提升工作效率 –新增人员的活动手册,利于快速到位(补位) ? 相互关系的确认 –部门之间的配合和各自负责人; –哪些事情可以同时进行; –完成项目的方式可能不止一种,通过相互关系的检查 可以使你找到最好的方法; ? 检查点可为我们提供补救的机会 –定期的回顾和检讨:在每隔固定时间由所有成员在一 起检查项目进展,并对意外情况作出补救。 场地选择-列出要求 ? 需要类型:考虑活动类别、主题、品味要求 ? 来宾人数:测算最小面积要求 ? 活动内容:是否有特殊物品摆放,是否需特殊 设施?是否有顶高要求?是否有破坏可能? ? 周边环境:交通、噪音、光线、用餐及住宿 ? 气候条件:防雨、防寒、防暑、日落时间 ? 费用限制:能够用于场地租赁的最高限额 场地选择-询问 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 是否有档期? 是否有足够的布展时间? 场地需要清空吗?场地清空需要付费吗? 场地清扫需要特别安排吗? 场地可容纳多少人? 使用该场地是否需要办理特别手续? 是否有噪音及安全、清洁方面的要求? 场地能够提供什么设施?它们是否收费? 现场视觉效果如何?是否有遮挡视线的装饰? 场地有多少卫生间?条件怎样?需要装饰吗? 是否有供贵宾和工作人员休息的地方? 场地自身工作人员的素质如何?是否有类似活动的服 务经验? ? 场地是否有存放杂物或资料的地方? 车辆安排-停车场 ? 停车场在哪里?从停车场到活动场地步行需要 多长时间?通过哪些线路? ? 停车场的开放和关闭时间? ? 停车场需要什么凭证? ? 是否可以专辟停车场? ? 是否有VIP专用停车场? ? 是否有“停车已满”标志牌? ? 停车场是否有保安管理? ? 工作用车停在哪里?是否需付费? 车辆安排-活动班车 ? 来宾来自哪里?何时启程?正常何时抵 达? ? 以每半小时为单位,列出航班抵达时间 表,并据此确定每班班车的间隔时间、 发车辆数 ? 班车品牌?新旧程度? ? 司机素质如何?会否迷路?联系方式? ? 班车途经路线是否有拥堵可能? ? 预留至少一辆机动车辆 车辆安排-特殊来宾接待 ? 特殊来宾有多少人(正确职务)?他们启程和抵 达的精确时间表?是否有陪同人员?入住酒店? 入住时间和离开时间? ? 特殊来宾的级别是否有差别?他们是否要求乘坐 不同档次的车辆? ? 特殊来宾的行程安排(活动当天),征求本人或 随从的意见;活动前是否观看场地并参加彩排? ? 由谁接待?期间是否有其他安排?(会议?用 餐?) ? 特殊来宾的活动文件夹准备:简易流程、讲话稿、 行程提醒 来宾接待 ? 当来宾准备赶赴机场时,接待工作已经 开始: –来宾是否拿到了正确的机票? –来宾是否方便抵达机场? –当来宾抵达机场时是否安排工作人员办理手 续? –来宾是否知道下飞机后应该如何做? ? 突发情况处理: –航班延误 –个别来宾迟到 来宾接待 ? 当来宾走下飞机后: –确保第一时间知道接站人位臵 –在班车等候时间不能超过30分钟 –在班车行程中为来宾播放轻松音乐 ? 突发情况处理: –班车损坏 –部分来宾延误 –班车迷路 来宾接待 ? 当来宾抵达接待区时: –确保第一时间看到接待人员和接待指示牌 –预估每批来宾人数,保障足够的接待人力 –如果是入住酒店,最好提前拿到所有来宾入 住房间,以节省来宾登记时间,并在登记完 成后交酒店总台 –在接待区预备休息区 –如果是直接进入会场,应准备存衣处、行李 寄存处,并有专人管理,预备存衣牌 ? 突发情况处理: –因交通原因突然导致来宾人数剧增 来宾接待 ? 来宾登记时应了解什么? –活动的日程安排 –活动所需佩戴证件及使用要求 –活动场地平面图及入口、出口、卫生间位臵 –何时可以离开?离开机票领取的时间和方式 –来程时的费用报销时间、地点、方式 –离开时是否有班车接送? –用餐时间、地点?用餐凭证? 来宾接待 ? 当来宾进入酒店房间休息: –准备小型欢迎卡 –确保来宾能够迅速联络接待人员 –是否需要提前清空房间内的收费物品? –房间内是否需要准备鲜花及水果? –房间内应准备当地旅游手册及地图 现场布臵 ? 来宾行走线路现场勘察: –场地有多少入口?是否可以确保来宾从指定入口进 入? –来宾人数有多少?是否能够及时顺畅地通过入口? –入口是否需要铺设红地毯? –在抵达会场途中是否要穿越其他场地?是否有明确 方向指示? –来宾进入会场后是否能够立即找到自己的位臵? –不同类别的来宾是否需要分别设定入口? –是否有来宾需要特别休息室? 现场布臵 ? 搭建施工 –保证施工期间的用电及保安 –保证施工用料的摆放位臵 –检查施工单位用料摆放是否合理 –搭建完成时间应保障至少12小时的彩排时间 –务必进行最大负荷电量测试 –施工完毕后应清理一切施工痕迹 –确保用电线路安全隐秘 现场布臵 ? 舞台布臵 –保障上场及下场通道畅通 –后台有方便快捷且安全的物品存放处 –来宾上下舞台通道地板检查,是否有松动可 能 –舞台布臵的设备不能遮挡现场摄影摄像视线 –确保来宾无法进入后台 现场布臵 ? 来宾区域 –贵宾席如何布臵(座位安排图)?是否需要 名签或椅背签? –为外籍人士座位的侧后方安排翻译人员座位 –来宾的通道是否畅通? –是否要准备同传?规格?现场翻译? –预留摄影摄像位臵,是否需要架高? –来宾取用饮料位臵是否方便? –当来宾退场时是否可能发生拥挤? 后勤安排 ? ? ? ? ? ? 安排专门工作人员负责用餐预订及送达 指定工作人员用车和司机 文件打印 资料装袋、运输和存放 物品领取登记 视频、图片资料 媒体接待基础文件 ? 媒体接待基础文件 –邀请媒体名单 –新闻夹内容 –航班时刻表(接、送车辆安排) –住房登记表 –媒介分工(活动现场位臵) –接待物料 –专访安排(名单、Q&A、陪同媒介、速录) 其他事项 ? 活动付款明细表 – 供应商、额度、日期、付款形式、尾款结算日期 ? 现场指挥文件---根据确定流程 – AV、音响(上场音乐/出车音乐)、灯光配合 – 摄影摄像预定位臵和要求 – 重要环节时的前后衔接、人员补位 – 现场提问时的媒介人员位臵 – 主持人台本 ? 活动(专访)结束后 – 汇集活动摄影摄像资料(速录文字?) – 挑选图片或整理速录文字,客户确认后上传网络 – 统计媒体对视频资料的数量

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